Der Blutspendedienst des Bayerischen Roten Kreuzes (BSD) hat 2023 erfolgreich die Softwarelösung DHC VISION eingeführt, um seine Qualitätsmanagementprozesse zu digitalisieren und zu optimieren. Die Entscheidung für diese standardisierte Lösung fiel bereits 2022 nach einem gründlichen Auswahlprozess, der die strengen regulatorischen Anforderungen und die spezifischen Bedürfnisse des BSD berücksichtigte. Das Ziel des Projektes ist es, Effizienz und Transparenz in den Abläufen zu steigern und die Mitarbeiter durch Schulungen optimal in die neuen Prozesse zu integrieren. Die Implementierung von DHC VISION ermöglichte es, bestehende Prozesse zu modernisieren und zukunftsfähig zu gestalten. Der Fokus lag dabei nicht nur auf der Software selbst, sondern auch auf der Einhaltung der strengen regulatorischen Vorschriften, die in der Branche gefordert sind.
Digitalisierung als Treiber für moderne Qualitätsmanagementprozesse
Das Qualitätsmanagement des Blutspendedienst des Bayerischen Roten Kreuzes (BSD) hat Ende 2023 einen bedeutenden Schritt in Richtung Digitalisierung gemacht. Mit der Einführung der Softwarelösung DHC VISION der DHC Business Solutions wurden die Qualitätsmanagementprozesse auf eine neue digitale Basis gestellt. Die Entscheidung für die Implementierung von DHC VISION fiel nach einem sorgfältigen Auswahlprozess, der bereits 2022 abgeschlossen wurde. Dabei wurden mehrere Anbieter evaluiert, und DHC VISION konnte mit seiner standardisierten, aber flexibel konfigurierbaren Lösung überzeugen. „Wir haben uns Zeit genommen, um sicherzustellen, dass die gewählte Lösung nicht nur unsere aktuellen Anforderungen erfüllt, sondern auch flexibel genug ist, um mit uns zu wachsen,“ erklärt Sabrina Blunder, Leiterin Qualitätsmanagement des Blutspendedienstes des Bayerischen Roten Kreuzes.
Für den BSD war es besonders wichtig, eine Lösung zu finden, die sowohl Effizienz als auch Compliance gewährleistet. Mit DHC VISION konnten alle Muss-Anforderungen des umfangreichen Lastenhefts erfüllt werden, darunter die Module für CAPA, Deviation, Audit, Change, SOP, Trainingsmanagement und die Lernerfolgskontrolle. Darüber hinaus wurden die Validierung & Qualifizierung sowie das Risikomanagement integriert, um die Digitalisierung der Prozesse weiter zu fördern. Blunder: „Wir haben uns für DHC VISION entschieden, weil die Lösung eine hohe Übereinstimmung mit unseren Anforderungen aufwies und gleichzeitig den strengen regulatorischen Vorgaben gerecht wird.“
„DHC Business Solutions hat sich durch langjährige Erfahrung in der Implementierung von Qualitätsmanagementlösungen in stark regulierten Branchen als zuverlässiger Partner etabliert“, so Dr. Wolfgang Kraemer, Geschäftsführer des Softwareanbieters. Und ergänzt: „Die Kombination aus tiefgehendem Fachwissen und einem klaren Verständnis für die besonderen Herausforderungen im Gesundheitswesen macht uns zu einem bevorzugten Anbieter für Organisationen in diesen Branchen wie auch den Blutspendedienst des Bayerischen Roten Kreuzes“.
Effiziente Implementierung unter Einhaltung strenger Compliance-Anforderungen
Die Implementierung von DHC VISION beim BSD war ein umfassendes Projekt, das sowohl die Einführung neuer Prozesse als auch die Migration bestehender Daten umfasste. Eine der größten Herausforderungen bestand in der Validierung des gesamten Systems und der Datenaufbereitung und Vorbereitung der Migration der Bestandsdaten, insbesondere der Dokumente. Diese Schritte sind in stark regulierten Branchen wie der des BSD von entscheidender Bedeutung, da sie sicherstellen müssen, dass alle Prozesse den geltenden Vorschriften entsprechen. Die strenge Einhaltung von Standards wie Good Manufacturing Practice (GMP) und Good Distribution Practice (GDP) war während des gesamten Projekts ein zentraler Fokus.
Ein weiterer Vorteil der Verwendung einer standardisierten Softwarelösung wie DHC VISION ist der reduzierte Aufwand bei der Validierung. Im Gegensatz zu Individuallösungen und Softwareentwicklungen, die umfangreiche Quellcodearbeiten und somit höhere Validierungsaufwände erfordern, ermöglicht die konfigurierbare Standardlösung von DHC Business Solutions eine schnelle und kosteneffiziente Anpassung an die spezifischen Anforderungen des BSD. Diese Flexibilität und Effizienz waren entscheidende Faktoren, die zur Entscheidung für DHC VISION beigetragen haben.
„Eine Standardsoftware wie DHC VISION bietet im Hinblick auf die Validierung den Vorteil, dass sie von uns als Softwarehersteller bereits umfangreich getestet und weitestgehend Validierungs-konform vordokumentiert ist. Durch die Kombination der Validation Accelerators mit unseren Validierungsservices wird der Validierungsaufwand für Kunden auf ein Minimum reduziert“, erklärt Thorsten Claus-Martiny, Sales Director bei DHC Business Solutions.
Die Flexibilität und Konfigurierbarkeit von DHC VISION ermöglichen es, die Softwarelösung genau an die spezifischen Bedürfnisse des Kunden anzupassen, ohne aufwendige und kostenintensive Quellcodeanpassungen vornehmen zu müssen. Dies reduziert nicht nur den Validierungsaufwand erheblich, sondern sorgt auch für eine schnellere Implementierung und Anpassung an sich verändernde Anforderungen.
Kontinuierliche Schulung und Unterstützung: Der Weg zur erfolgreichen Nutzung von DHC VISION
Neben der technischen Implementierung war die Schulung der Mitarbeiter ein wesentlicher Bestandteil des Projekts. Über 700 Nutzer, darunter auch mobile Einheiten, wurden in die Nutzung des neuen Systems eingeführt. Etwa 100 Mitarbeiter sind als Power-User intensiv in den operativen Qualitätsprozessen eingebunden. Diese Schulungen sind entscheidend, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter die neuen Systeme nicht nur verstehen, sondern auch effektiv nutzen können.
„Wir sind noch in der frühen Phase der Produktivnutzung, aber wir sehen bereits, wie die neue Lösung unser Arbeiten effizienter gestaltet,“ erklärt Blunder. „Die Möglichkeit, in einer digitalisierten Umgebung zu arbeiten, wird uns langfristig helfen, unsere Prozesse zu optimieren und gleichzeitig die hohen Anforderungen an Qualität und Compliance zu erfüllen.“
Wichtig für den BSD war der umfassende Service und Support von DHC Business Solutions. Die enge Zusammenarbeit während der Implementierung und die kontinuierliche Unterstützung durch das Service Team von DHC BS haben maßgeblich dazu beigetragen, dass die Mitarbeiter des BSD die neuen Systeme schnell adaptieren konnten und die Akzeptanz der Softwarelösung hoch ist. „Ein Erfolgsfaktor bei der Einführung unserer Lösungen ist die enge und kontinuierliche Zusammenarbeit mit unseren Kunden auf Augenhöhe,“ weiß Martiny.
Um die Akzeptanz der neuen Systeme weiter zu fördern, setzt der BSD auf kontinuierliche Schulungen. Dabei hat die enge Zusammenarbeit zwischen dem BSD und DHC Business Solutions dazu beigetragen, dass alle Mitarbeiter sich gut betreut fühlen und die neuen Prozesse verstehen. Die klare Kommunikation und die strukturierte Einführung der Software haben dafür gesorgt, dass sich die Mitarbeiter schnell an die neuen Abläufe gewöhnt haben.
Zukunftsperspektiven und kontinuierliche Weiterentwicklung
Der BSD befindet sich weiterhin in einer Phase der Optimierung und Weiterentwicklung. In den ersten Monaten der Anwendung werden kleinere Themen und Szenarien gesammelt, die in einer Folgephase umgesetzt werden sollen. Die Integration weiterer Themenkomplexe wie die Validierung & Qualifizierung und das Risikomanagement wurde bereits mit den bestehenden DHC VISION Modulen erfolgreich digitalisiert. Diese kontinuierliche Anpassung und Verbesserung der Prozesse ist Teil der langfristigen Strategie des BSD, um auch in Zukunft effizient und compliant arbeiten zu können. „Wir freuen uns darauf, den BSD auch in Zukunft auf diesem Weg begleiten zu dürfen“, bekräftigt Kraemer.
Aktuelle Branchentrends und regulatorische Anforderungen
Die medizinische Branche steht weiterhin vor großen Herausforderungen, insbesondere in Bezug auf die Einhaltung strenger regulatorischer Vorgaben und die kontinuierliche Verbesserung der Qualität und Effizienz ihrer Prozesse. Die Nachfrage nach digitalen Lösungen, die sowohl Effizienz als auch Compliance gewährleisten, nimmt stetig zu. Unternehmen wie der BSD müssen nicht nur in der Lage sein, schnell auf regulatorische Änderungen zu reagieren, sondern auch ihre internen Prozesse kontinuierlich verbessern. Mit DHC VISION hat der BSD eine Softwarelösung gefunden, die diesen Anforderungen gerecht wird und gleichzeitig eine hohe Flexibilität und Anpassungsfähigkeit bietet. Die Digitalisierung der Qualitätsmanagementprozesse ermöglicht es dem BSD, effizienter zu arbeiten und gleichzeitig die strengen Vorgaben der Regulierungsbehörden zu erfüllen.
Über den Blutspendedienstes des Bayerischen Roten Kreuzes (BSD)
Der Blutspendedienst des Bayerischen Roten Kreuzes (BSD) ist eine gemeinnützige GmbH und eine der führenden Institutionen für die Blutspendeversorgung in Bayern. Der BSD versorgt täglich mehr als 200 Kliniken und medizinische Einrichtungen in Bayern mit lebenswichtigen Blutpräparaten. Neben der Bereitstellung von Blutprodukten hat sich der BSD auch der Förderung der Blutspendekultur und der Aufklärung über die Wichtigkeit der Blutspende verschrieben. Mit einem starken Fokus auf Qualitätssicherung, Effizienz und Kundenorientierung arbeitet der BSD kontinuierlich daran, die Versorgung der Bevölkerung mit Blut und Blutprodukten sicherzustellen und den hohen Anforderungen der modernen Medizin gerecht zu werden. Weitere Informationen zum Blutspendedienst des Bayerischen Roten Kreuzes erhalten Sie unter https://www.blutspendedienst.com/.
