• Vordefinierte Reports zur kontinuierlichen Statusverfolgung und Überwachung des Lernfortschritts von Bereichen, Profilen oder einzelnen Schulungen und -aufgaben
• Berichte über den Qualifikationsstand/ Trainingsstatus von Mitarbeitern (auch Gruppen) zur Entscheidung über deren Einsatz an kritischen Prozessen oder Maschinen bzw. zur Erneuerung/ Auffrischung der Qualifikation
• Umfassende Selektionsparameter zur Eingrenzung
• Mitarbeiter-Trainingsmaßnahmen-Matrix (gesamt oder bereichsspezifisch)
  • Matrix mit visueller Kennzeichnung des Trainingsergebnis pro Mitarbeiter (Bestanden, Nicht teilgenommen, Nicht bestanden, Aktiv, Abgesagt, Kein Trainingsbedarf)
  • Anzeige Anzahl trainingsrelevanter Mitarbeiter, Anzahl Trainingsgegenstände, Anzahl Trainings-maßnahmen, Diagramme zu Trainingsstatus und -ergebnissen
• Monitoring der Workflowaktivitäten
• Elastic Search mit hochperformanten Suchmechanismen sowie kontextspezifischer Ergebnisaufbereitung
• Übersichten zu offenen Leseverstehen (auch direkt am Dokument) oder zu Trainingsnachweisen von Personen oder Dokumenten/ Themen

• Interaktive Data Analytics und Business Intelligence Funktionen zur Diagnose der aktuellen und zukünftigen Compliance
  • Visualisierung der Compliance KPI für Dokumente mit verpflichtender Kenntnisnahme
  • Mitarbeiter-Compliance: Prozent und Anzahl der Mitarbeiter, die alle Anweisungen zur Kenntnisnahme abgeschlossen haben
  • Organisations-Compliance: Übersicht des Compliance Status der jeweiligen Organisationsbereiche
  • Zeitlicher Entwicklungsverlauf der Compliance KPI
  • Übersicht und Detailierung Compliance-kritischer Zustände
  • Handlungsempfehlung zur Verbesserung der Compliance KPIs
• Info-Cockpits mit Dokumenteninformationen, Trainingsinhalten und Mandatory Trainings (Compliance-relevant) sowie jeglichen Details der Trainingseinheiten wie Trainingsklasse, Art der Erfolgskontrolle, Dauer, Ort, Trainer, Life Cycle oder Trainingsergebnisse
• Rollenspezifische Dashboards mit relevanten Informationen für Führungsebene sowie Trainer und Drill Down-Funktionen bis auf einzelne Mitarbeiter, Dokumente, Trainings und Maßnahmen:
  • Trainings und Dokumente: Visualisierung, Zahl und Bearbeitungsstatus trainingsrelevanter Dokumente, Klassifizierung der Dokumententypen, Anzahl trainingsrelevanter Mitarbeiter, Anzahl der Trainingsmaßnahmen sowie deren Status)
  • Status und Gültigkeit: Overdue Management mit Status der Dokumententrainings (im Zeitplan, überfällig) wie auch Gültigkeit der Dokumente inkl. Statusinformation (überfällig, in Überarbeitung, noch gültig) inkl. Visualisierung des 90 Tage Forecast
  • Trainingsmaßnahmen: Trainingsprofilbezogene Darstellung der Dokument- und dokumentunabhängigen Schulungen, Anzahl hinterlegter Mitarbeiter, Anzahl laufender Trainings (Online vs. Classroom) sowie Abdeckungsgrad laufender Trainingsmaßnahmen (absolut und prozentual)
  • Skillset der Mitarbeiter: Darstellung aller zugeordneten Profile inkl. dem zugehörigen Kenntnisstand und prozentualer Abdeckungsgrad pro Profil sowie gesamt über alle Profile inkl. grafischer Repräsentation der Ergebnisse aktueller und letzter Trainings
  • Skillset der Trainingsprofile: Visualisierung des Trainingszustands als Matrix Dokumenten/ Themen und Mitarbeitern

• Sicherstellung der Rechtssicherheit und Zertifizierung durch automatisch angestoßene Trainingsmaßnahmen oder- aufgaben, Erinnerungen und Eskalationen
• Gewährleistung der Nachvollziehbarkeit des aktuellen Status der Trainingsmaßnahmen
• Lückenlose und revisionssichere Dokumentation des Trainingsmanagements bzw. Wissenstandes
• Transparente Trainingsprozesse
• Compliance Konformität zu 21 CFR Part 11, den GxP Guidelines und einer Vielzahl weiterer rechtlicher Bestimmungen
• Sicherstellung, dass Mitarbeiter rechtzeitig in der jeweils geltenden Fassung einer Anweisung geschult sind/ werden.
• Eskalation bei Ablauf der Schulungsfristen
• Feingranulares Berechtigungskonzept

• Notification Event Modeling Framework zur automatisierten, präzisen und rechtzeitigen Benachrichtigung von Personen, Rollen/Gruppen oder Systemen über den Zustandswert von definierbaren Ereignissen (Events) wie zum Beispiel Datum, Schwellenwert, Messgröße, neue Dokumentversionen.
• Flexible und ansprechende Gestaltung von Benachrichtigungen (u.a. HTML); auch mehrsprachig, an verschiedene Empfängersysteme (eMail, Social Media, Mobile Gadgets etc)
• Regelwerke und Kommunikation durch die Erstellung von Nachrichten entlang rollenbezogener Interessen und Sichten (Benutzer Sicht, organisatorische Sicht, Compliance Sicht). Zurückweisung oder Ablehnung einer Aufgabe (hier Kommentierungspflicht)
• Alle Benachrichtigungen unterliegen einem Audit-Trail
• Volle Nachvollziehbarkeit wer, wann, mit welchem Inhalt, über was informiert wurde

• Mehrsprachig (unicode-fähig); Standardauslieferungsumfang: DE und EN
• Einfacher Wechsel zwischen Sprachversionen
• Ausgefeiltes Mandantenkonzept für ein konzernweites Training Management

Bereits mit dem SOP Management stehen Verfahren zur Verteilung der Inhalte und Dokumente zur Verfügung. So lassen sich Dokumente mit der Freigabe automatisch an einen gewissen Personenkreis verteilen. Die Verteilung der Dokumente erfolgt wahlweise rein zur Information oder zur Kenntnisnahme. Müssen Inhalte formal trainiert werden, so stehen mit dem Trainingsmanagement weitere Prozesse bereit. So können Dokumente systemgesteuert zum Gelesen-und-Verstanden-Training den Mitarbeitern vorgelegt werden. Ebenso wird die Verwaltung von Class-Room-Trainings oder Präsenzveranstaltungen unterstützt. Trainer erhalten hierzu Ankündigungen, Teilnehmerlisten, Rückmeldeformulare u.ä. 

Das SOP Management bzw. unsere Lösung zur Lenkung und Verwaltung von Vorgabedokumenten stellt die Basis des Trainingsmanagements dar. Mit DHC VISION konzentrieren wir uns auf die ganzheitliche Digitalisierung des Dokumenten-Life-Cycle. Dazu gehört neben der Freigabe der Dokumente, auch das Training sowie die Überprüfung des Lernerfolges. Im Ergebnis stehen geschlossene Prozesse von der Dokumentenerstellung bis zur Lernerfolgskontrolle. Wir nennen das dann SOP Closed Loop Prozesse.

Zum einen in der Fokussierung von DHC VISION auf die Branchen wie Pharma, Chemie, MedTech bzw. allgemein die Life Sciences, also die EMA oder FDA regulierte Welt aber auch die Spezialisierung zum Beispiel auf den Trainingsnachweis von gelenkten Dokumenten. Das Mantra lautet “gelesen und verstanden”. Dieser digitale Nachweis entspannt die Auditierung und Inspektion und lässt die Verantwortlichen im Qualitätsmanagement ruhig schlafen.

Learning Management Systeme sind auf HR-Prozesse wie z.B. der Aus- und Weiterbildung, Personalentwicklung oder das Talentmanagement spezialisiert. Dazu gehört üblicherweise die Verwaltung von eLearning Kursen, Lernmedien unterschiedlichster Formate über Kurskataloge, zu denen sich Mitarbeiter:innen selbstständig anmelden können aber auch Autorentools zur Erstellung von multimedialen Lerninhalten.

Die Validierung dieser Anwendungen – und nicht zu vergessen, deren GxP-konforme Entwicklung – ist sehr aufwändig; falls überhaupt möglich. Daher kommen LMS in der Life Sciences häufig nur für nicht GxP-kritische Prozesse und Schulungsinhalte zum Einsatz.  Unser DHC VISION eDMS ist mit seinen Verfahren und Funktionen zur Dokumentverwaltung und zum Training dagegen speziell auf das „validierte“ Umfeld hin ausgerichtet. Die Schulungslösung konzentriert sich auf die Trainings von Vorgabedokumenten, GxP- oder Compliance-Themen. Schulungen und Inhalte, die gesetzlich, regulatorisch oder innerbetrieblich vorgeschrieben sind und bei denen es einer 100% Nachvollziehbarkeit bedarf.