SCHRIFTLICH FIXIERTE ORDNUNG

Die Lösung für das Anweisungsmanagement von Finanzinstituten

Finanzinstitute müssen ein funktionsfähiges und angemessenes Anweisungswesen bzw. ein Organisationshandbuch in Form einer “Schriftlich fixierten Ordnung” (SFO) nachweisen. DHC VISION ermöglicht ein komplett digitales Dokumentenmanagement für die SFO. So werden gesetzliche Vorgaben erfüllt und der ordnungsgemäße Geschäftsbetrieb sichergestellt.

Die Vorgaben zur „Schriftlich fixierten Ordnung“ (SFO) kommen von der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (Bafin). Sie verpflichten Finanzinstitute, für alle Aktivitäten dokumentierte Anweisungen, Richtlinien oder Ablaufbeschreibungen zu erstellen und zu pflegen. Daher enthält die SFO eine Vielzahl von Dokumenten, Prozessbeschreibungen und zugehörigen Informationen. Auf Papier und per Hand lässt sich das nur mit Mühe verwalten. Fehler passieren, und (Betriebs-)Organisationen, das Qualitätsmanagement oder die Revision stehen vor großen Herausforderungen. Der Geschäftsbetrieb des Instituts kann gestört werden; auch negative Folgen für die Umwelt oder Kunden sind denkbarMehr Sicherheit bieten digitale und automatisierte Prozesse.  

Das digitale Dokumentenmanagementsystem (eDMSvon DHC VISION gewährleistet, dass Anweisungen und Richtlinien einfach erstellt, verlässlich geprüft, nachvollziehbar genehmigt, zielsicher freigegeben sowie adressatengerecht verteilt werden können. Die digitalen Managementprozesse sind vollständig automatisiert. Dashboards und ein umfassendes Berichtswesen liefern den perfekten Überblick über den jeweils aktuellen Stand der Dokumentenverwaltung, über Gültigkeiten und laufende Prozesse. Das eDMS ist Teil einer integrierten Managementsystemumgebung, die auch das Trainingsmanagement sowie das Management von (Geschäfts-)Prozessen unterstützt 

Eindrucksvolle Funktionalität

Dokumentenverwaltung

  • Sichere Erstellung, Prüfung und Freigabe aller Dokumente 

  • Elektronische Signaturen

  • Statusmanagement und systemgestützte Berechnung von Gültigkeit und Archivdauer 

  • Zielgruppengenaue Verteilung bei neuen / geänderten Dokumenten 

  • Nahtlosen Einbindung des DHC VISION TRAINING (optional) 

  • Einfache kundenindividuelle Anpassung von Freigabe-Workflows 

  • Aufgabenverteilung in die persönliche Taskübersicht sowie per E-Mail 

  • Systematische Verfahren zur Außerkraftsetzung, Gültigkeitsverlängerung, Reaktivierung und Archivierung von Dokumenten 

  • Durchgängige Änderungs- und Versionshistorie 

  • Umfassende Berichte und Dashboards zur Überwachung 

Die Grafik zeigt das Dashboard zur Dokumentenverwaltung  in DHC VISION
Die Abbildung zeigt das Skillset einer Mitarbeiterin in DHC VISION

Trainingsmanagement

  • Zuweisung relevanter Trainingsinhalte über Trainingsbereiche und Trainingsprofile
  • Flexible Zielgruppendefinition
  • Adaptive Planung von Präsenztrainings und Trainingseinheiten
  • Automatische Erstellung von Skillsets pro Trainingsprofil
  • Intelligente Berechnung von Re-Qualifizierungen und autom. Vorlage
  • Differenzierte Tests zur Verständnisprüfung
  • Nutzung interaktiver Fragen-/ Aufgabentypen
  • Ermittlung, Analyse und Dokumentation des Trainingserfolgs
  • Trainingszustand der Organisation nach Gruppen, Rollen oder Mitarbeitern
  • Rollenspezifische Trainingsdashboards für Management sowie Trainer

Prozessmanagement

  • Gestaltung einer durchgängigen Prozesslandschaft

  • Hierarchische Abbildung von Aufbau- und Ablauforganisation

  • Umfassende Auswahl an Modellierungsmethoden

  • Modellierung per Drag & Drop mit voreingestellten Shapes

  • Datenbank- und methodengestützte Modellierung

  • Wiederverwendung von Objekten (Stellen, Rollen, IT-Systemen, etc.)

  • Automatische Generierung von Organisations- und Prozessanweisungen

  • Echtzeitpublikation der Modellgrafiken

  • Grafische Navigation über die Organisations- und Prozessmodelle

  • Nahtlose Integration von Dokumenten, Risiken und Verbesserungsvorschlägen

Die Grafik zeigt ein Dashboard zum Prozessmanagement in DHC VISION

Factsheet anfordern

Alle Prozesse rund die Schriftlich Fixierte Ordnung mit DHC VISION und den vollständigen Funktionsumfang haben wir Ihnen kompakt in dem Factsheet zu DHC VISION SFO zusammengefasst. 

*“ zeigt erforderliche Felder an

Dieses Feld dient zur Validierung und sollte nicht verändert werden.

Alle Möglichkeiten auf einen Blick

Prozesslandschaft

  • Modellierung der Prozesslandschaft mit Integration aller relevanten Unternehmensinformationen
  • Prozesspyramide vom Unternehmensprozess bis zum Prozessschritt
  • Gängige Modellierungsmethoden zur Abbildung der Ablauf- und Aufbauorganisation (u.a. PLK, EPK, BPMN)
  • Ebenen-spezifische Definition der Prozessmethoden
  • Modellierung per Drag & Drop mit voreingestellte Shapes
  • MS VISIO
  • Datenbank- und methodengestützte Modellierung
  • Wiederverwendung von Objekten
  • Anpassbare Attributsets
  • Versionierung
  • Workflows zur Prozesspublikation
  • RACI-Methodik
  • Einfache Navigation und Drilldown-Funktion in den Modellen
  • Nahtlose Integration von Dokumenten, Risiken, Kontrollen und Verbesserungsvorschlägen

Dokumentenmanagement

  • Vollumfängliches DMS zur integrierten, prozessorientierten Verwaltung der Vorgabedokumente
  • Bereitstellung gängiger Dokumenttypen
  • Anpassbare Dokumententemplates
  • Upload und Editierung jeglicher Dokumentformate
  • MS Office Integration
  • Revisionssichere Ablage der Dokumente in frei definierbaren Strukturen
  • Import von Richtlinien u.ä.
  • Best-Practice-Workflows zur Freigabe, Außerkraftsetzung, Invalidierung, Gültigkeitsverlängerung, Reaktivierung oder Archivierung
  • Realtime-Publikation
  • Vollständiger Referenz und Verwendungsnachweis von Dokumenten
  • Intelligente Bearbeitung dokumentbezogener Korrekturvorschläge
  • Systemgestützte Überwachung der Gültigkeit der Vorgabedokumentation
  • Versionierung und Historisierung
  • Kollaborative Kommentarfunktion
  • Automatische PDF-Konvertierung
  • Zielgruppenorientierte Informationsverteilung (zur Info / zur Kenntnisnahme)
  • Integrationsmöglichkeit des DHC VISION Trainingsmanagement zur Umsetzung von geschlossenen Document Life-Cycle Prozessen

Risikomanagement

  • Dokumentation operativer und strategischer Risiken inkl. vordefinierten Attributset
  • Referenzkatalogen für Risiken, Maßnahmen und Kontrollen
  • Quantitative und qualitative Risikobewertung
  • Bestimmung der Risikostrategie zum Umgang mit den Risiken
  • Generierung von Risikolandkarten für Prozesse, Organisationseinheiten und IT-Anwendungen
  • Festlegung von Risikoabhängigkeiten sowie Aufbau einer Risikopyramide inkl. Aggregation und Verdichtung von Risiken
  • Generierung von Risikoportfolios
  • Automatische Erstellung von Risiko-Heatmaps inkl. Brutto und Netto-Vergleich
  • Steuerung der Risiken über die Definition und Zuordnung geeigneter Maßnahmen, Kontrollen oder den Erlass von Richtlinien
  • Workflowgestützte Abarbeitung von Optimierung- oder Umsetzungsmaßnahmen
  • Erinnerungs- und Eskalationsmechanismen
  • Reaktive Workflowaktivierung bei Risikoeintritt

Kontinuierlicher Verbesserungsprozess

  • Verbesserungsvorschlägen für Prozesse
  • Korrekturvorschlägen für Dokumente
  • Bewertung der Vorschläge
  • Benachrichtigung des Dokument- bzw. Prozesseigners bei Eingang eines Vorschlags
  • Grafische Visualisierung für den Autor sofern noch Vorschläge offen sind
  • Planung und Festlegung von Umsetzungsfristen
  • Automatische Statusverwaltung
  • Einleitung von Optimierungs- oder Umsetzungsmaßnahmen
  • Workflows zur Maßnahmenlenkung
  • Integrationsmöglichkeit des DHC VISION CAPA Management

Normen, Standards und Gesetze

  • Einfache Abbildung von Normen, Standards oder Gesetzen, deren Kapitelstruktur und ggf. Content
  • Intuitive Navigation über die Normen
  • Nutzung der Kapitel als Stammdaten 
  • Multiperspektivische Darstellung aller mit der Norm in Verbindung stehenden Objekte
  • Updatefunktionen, die ein bequemes Aktualisieren der Normen per Knopfdruck ermöglichen
  • Life-Cycle Management der Normenkonformität mit Auswertungsfunktionen, die den Stand der Normenkonformität sowie die Aktualität der Normen wiedergeben, und die Vollständigkeit der Zuordnung aller Prozesse, bzw. Dokumente überwachen

Multisite und Multilanguage

  • Intelligentes Mandantenkonzept für den internationalen Kontext
  • Methodik zur Harmonisierung und Standardisierung von Prozessen
  • Intelligente Variantenverwaltung 
  • DE und EN als Auslieferungsstandard
  • Sprachpakete für den internationalen Einsatz (unicode-fähig)
  • Spezielle Übersetzer-Profile
  • Übersetzungs-Workflows zur formalen Freigabe von Sprachvarianten
  • Einfacher Wechsel zwischen Sprachen

Überwachung und Suche

  • Standardberichte zum Status von Prozessen, Organigrammen, Dokumenten, Kenntnisnahmen, Änderungsvorschlägen, (Papier-) Kopien oder zur Planung von Wiedervorlagen und Überarbeitungen
  • RACI-Matrix zur Analyse und Darstellung von Verantwortlichkeiten (eines oder mehrerer Prozesse)
  • Prozessmodellvergleich und Variantenvergleich
  • Berichte zur Personalbemessung und Prozesskostenrechnung
  • Detailreiches Prozessreporting
  • Ausgewählte Reports mit direkt Ausgabe in MS Excel
  • Hoch-performante Cognitive Search mit kontextsensitiver Priorisierung der Suchergebnisse
  • Umfassende Volltextsuche mit einer Vielzahl Filterfunktionen

Analytics und Business Intelligence

Rollenspezifische Dashboards mit Standard Apps und relevanten Informationen

Prozesse

  • Anzahl Unternehmensprozesse, Geschäftsprozesse und Detailprozesse inkl. Visualisierung der Lokalisierung (Mandanten) sowie Darstellung des jeweiligen Status
  • Drilldown bis auf einen einzelnen Prozess mit Statusinformationen zu Version, Prozessart, gültig ab/ bis und Details zur Anzahl vorgelagerter Prozesse, vorliegender Prozessmodelle, Dokumente oder Folgeprozesse (jeweils inkl. Navigationsmöglichkeit)
  • Quickview auf den Prozess
  • Zugriff auf das Prozesscockpit mit allen prozessrelevanten Informationen

Dokumente

  • Anzahl der Dokumente im jeweiligen Status, Aufschlüsselung nach Dokumenttypen und Anzahl der Dokumente je Dokumenttyp
  • Overdue Management: Gültigkeit der Dokumente inkl. 90 Tage Forecast Darstellung
  • Drilldown bis auf Einzeldokumentebene mit Statusinformation zu Version, Life-Cycle Status, Dokumenttyp, letzte Änderung, meine Rolle und Details wie Anzahl Verweise und Referenzen, Anlagen, Varianten oder Sprachversionen
  • Schnellansicht auf das Einzeldokument und mitgeltenden Anlagen
  • Direktzugriff auf das Dokument mit Sicht auf alle multiperspektivischen Kerninformationen wie zum Beispiel mitgeltende Anlagen, Änderungsvorschläge, Versionshistorie, Verteiler, Status zur Kenntnisnahme (Personen, Einstellungstermin, Vorgabetermin, Erledigungstermin), Referenzen, Kommentardokumente, Verwendungsnachweis, Änderungshistorie, Zugriff auf ältere Versionen

Verbesserungen und Normen

  • Anzahl Prozesse, Anzahl Verbesserungspotenziale, Anzahl Maßnahmen
  • Darstellung des jeweiligen Status von Prozessen (in Bearbeitung, Abgeschlossen)
  • Übersicht über relevante Normen, Standards und Gesetze
  • Darstellung der normenbezogenen Inhalte mit zugeordneten Prozessen und Dokumenten, bevorstehenden/laufenden Audits sowie dokumentierten Feststellungen und laufenden Maßnahmen

Risiken

  • Visualisierung des durchschnittlichen Schadenerwartungswertes sowie der Gesamtsumme aller Schadenerwartungswerte
  • Anzahl freigegebener Risiken und im jeweiligen Bearbeitungsstatus
  • Grafische Darstellung der Anzahl eingeleiteter Maßnahmen zur Reduktion von Risiken und in ihrem jeweiligen Bearbeitungsstatus
  • Drilldown mit listenförmiger Ansicht der jeweiligen Risiken mit ihrem Wert, Typ und zugeordneter Maßnahmen

Ereignisse, Benachrichtigungen, Kommunikation

  • Notification Event Modeling Framework zur automatisierten, präzisen und rechtzeitigen Benachrichtigung von Personen, Rollen/Gruppen oder Systemen über den Zustandswert von definierbaren Ereignissen (Events) wie zum Beispiel Datum, Schwellenwert, Messgröße, neue Dokumentversionen.
  • Flexible und ansprechende Gestaltung von Benachrichtigungen (u.a. HTML); auch mehrsprachig, an verschiedene Empfängersysteme (eMail, Social Media, Mobile Gadgets etc)
  • Regelwerke und Kommunikation durch die Erstellung von Nachrichten entlang rollenbezogener Interessen und Sichten (Benutzer Sicht, organisatorische Sicht, Compliance Sicht). Zurückweisung oder Ablehnung einer Aufgabe (hier Kommentierungspflicht)
  • Alle Benachrichtigungen unterliegen einem Audit-Trail
  • Volle Nachvollziehbarkeit wer, wann, mit welchem Inhalt, über was informiert wurde

Compliance und Sicherheit

  • Revisionssichere Speicherung
  • Feingranulares Berechtigungskonzept zur Einhaltung höchster Sicherheitsstandards
  • Rechtzeitige Reminder vor Ablauf von Fristen
  • Auslösung von Eskalation ab Erreichen kritischer Zeitpunkte
  • Verschlüsselung der Informationsobjekte
  • De- und Reaktivierung von Benutzeraccounts
  • Kontrollierte, nachvollziehbare Workflows

Einblick in unsere Kundenbeziehungen

5 sterne

„Eingebettet in das Intranet des Unternehmensverbundes von DREWAG und ENSO bietet DHC VISION ein konzerneinheitliches Werkzeug zur Aufnahme, Abstimmung, Freigabe und Dokumentation von Regelungen. Somit werden mehr Transparenz sowie kürzere Durchlaufzeiten im gesamten Dokumentenlebenszyklus erreicht.“ 

Jan Kretzschmar

Die DREWAG – Stadtwerke GmbH 

Validierung und Compliance konsequent im Blick

DHC VISION ist speziell für den Einsatz in hochregulierten Branchen konzipiert. So erfüllt die Lösung technologisch wie auch fachlich (Business Prozesse) die GxP Guidelines und Richtlinien der FDA, EMA, PIC/S oder ICH sowie den 21 CFR Part 11. Zur Validierung des Systems steht das Validation Package bereit. Bestehend aus den Validation Accelerators (vollständiges Dokumentationsset zur Validierung) und den Validation Services zur Anpassung der Dokumentation an Ihre individuelle Situation.

Dazu passende Produkte

DHC VISION - Reklamationen Software Logo

ISMS

Eines der modernsten Systeme zum Management der Informationssicherheit auf dem Markt. Die ISMS-Prozesse sind vollends digitalisiert und folgen der ISO27001 oder dem BSI.

AUDIT

Unverzichtbar für ein integriertes Managementsystem. Der gesamte Auditprozess ist digital sowie benutzerfreundlich gestaltet. Die ideale Ergänzung zu den übrigen Q-Modulen.

DHC VISION - Änderungen Software Logo

ÄNDERUNGEN

Die Change Control Prozesse gewährleisten eine präzise Steuerung und Kommunikation von Änderungen jeglicher Art. Vom Anfang bis zum Ende.

CAPA

Automatisierte Steuerung von Corrective and Preventive Actions. Damit keine Maßnahme vergessen wird – bis zur vollständigen Umsetzung.

TRAINING

Die perfekte und nahtlos integrierbare Ergänzung zum SOP Management. Die digitalen Prozesse setzen neue Maßstäbe in der „Training Compliance“.

Ihr Informationspaket

Erhalten Sie einen Eindruck von diesem und weiteren Produkten oder lesen Sie, welche Erkenntnisse wir aus der Forschung und Entwicklung gewonnen haben. Nutzen Sie unsere exklusiven Inhalte wie Whitepaper oder Studienergebnisse rund um die Digitalisierung der Qualitäts- und Compliance-Prozesse. Stellen Sie sich einfach und bequem Ihre gewünschten Medien zusammen.

Wissenswertes | News | Aktuelles

FAQ

Was versteht man unter einer SFO?

Die Abkürzung SFO steht für den Begriff “Schriftlich fixierte Ordnung”. In ihren Mindestanforderungen an das Risikomanagement (MaRisk) fordert die Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin), dass Finanzinstitute (Banken, Versicherungen, etc.) ein Organisationshandbuch führen müssen. Neben der Beschreibung der Aufbau- und Ablauforganisation, umfasst die SFO auch Richtlinien, Arbeits- und Verfahrensanweisungen. Dabei ist es wichtig, dass diese Informationen stehts aktuell gehalten und den Mitarbeitern der Organisation niederschwellig zugänglich gemacht werden.    

Was sind die wesentlichen Bestandteile einer SFO?

Wesentlicher Bestandteil einer SFO ist die Dokumentation der Aufbau-
und Ablauforganisation, welche zur Erfüllung eines rechtskonformen Geschäfts-betriebs erforderlich ist. Die Aufbauorganisation wird meist in Form von Organigrammen dokumentiert und beschreibt die relevanten Stellen, Rollen und Organisationsbereiche. Die Dokumentation der Ablauforganisation erfolgt über hierarchisch strukturierte Geschäftsprozessmodelle. Angefangen von der Unternehmensprozesslandkarte bis zu den Detailprozessen werden die Geschäfts-abläufe dokumentiert und mit den Stellen, Rollen und Organisationsbereichen verknüpft. Ergänzend werden relevante Vorgabedokumente mit der Auf- und Ablauforganisation in Beziehung gesetzt.

Welche Vorteile bietet die Umsetzung einer software-gestützten SFO?

Wird die SFO im Zusammenspiel mit einer Software-Lösung umgesetzt, so lassen sich die Organigramme und Prozessabläufe den Mitarbeitern online in navigierbarer Form bereitstellen. Der Mitarbeiter wählt seine Stelle oder Rolle aus und erhält direkt einen Überblick zu seine Aufgaben und Verantwortlichkeiten. Die relevanten Richtlinien und Vorgabendokumente sind den Prozessen zugeordnete und ohne Medienbruch direkt abrufbar. Die regelmäßige Überprüfung der Inhalte im Hinblick auf Aktualität wird durch die Software-Lösung automatisch initiiert. Änderungen und Neuerungen werden bei Veröffentlichung automatisch an den vordefinierten Adressatenkreis propagiert.