RICHTLINIENMANAGEMENT
Digitale Verwaltung von Richtlinien
Das DHC VISION Richtlinienmanagement liefert maximale Transparenz auf einen Klick. Richtlinien werden komplett digital und nachvollziehbar verwaltet. Ihre Erstellung, Prüfung, Genehmigung und Lenkung finden durchgängig in der Software statt.
Wie viele Richtlinien sind aktuell im Umlauf? In welchem Status befinden sie sich, und welche (Rest-)Gültigkeit haben sie? Haben alle Mitarbeiter die geltenden Richtlinien zur Kenntnis genommen und das auch bestätigt? Werden alle Compliance–Auflagen auch eingehalten? Auf solche Fragen gibt es keine einfachen Antworten – es sei denn, Dokumente, Prozesse und Workflows sind digitalisiert.
Das Richtlinienmanagement mit DHC VISION läuft über vollständig automatisierte, digitale Prozesse ab. Workflows geben Hilfestellung und Orientierung bei der Dokumentenverwaltung und -lenkung. Immer ist detailliert nachvollziehbar, welche Änderungen wann und von wem an einer Richtline vorgenommen wurden, wer sie geprüft, freigegeben und gelesen hat. Zuverlässigkeit der Prozesse und (Rechts-)Sicherheit im Hinblick auf regulatorische Vorgaben sind gegeben. Zusätzliche Managementunterstützung geben Dashboards und differenzierte Auswertungs- und Analysemöglichkeiten. So ist der Compliance-Status im Unternehmen jederzeit gut zu erkennen. Was per Hand und auf Papier schwierig und fehleranfällig ist, wird mit DHC VISION zu einer verlässlichen und komfortablen Aufgabe. Und das Richtlinienmanagement ist anschlussfähig an weitere Prozesse in der Software; die Vorteile eines integrierten Managementsystems können genutzt werden.
Eindrucksvolle Funktionalität
Richtlinienverwaltung
- Sichere Erstellung, Prüfung und Freigabe von Richtlinien
- Bereitstellung gängiger Dokumenttypen
- Standardisierung durch über 50 Dokumentvorlagen und Workflows
- Flexible Kodierung von Dokumenten
- Konform mit elektronischen Signaturen
- Statusmanagement
- Rückruf und Neustart von Workflows durch den Initiator
- Kommentarfunktion und -dokument im Workflow zur Kommunikation
- Systemgestützte Berechnung von Gültigkeit und Archivdauer
Richtlinienlenkung
- Zielgruppengenaue Verteilung bei neuen / geänderten Dokumenten
- Verteilung zur Information oder Kenntnisnahme (Personen, Gruppen)
- Versand von Nachrichten per Mail und in die persönliche Taskbox
- Echtzeit-Publikation
- Nahtlose Einbindung des DHC VISION TRAINING (optional)
- Einfache kundenindividuelle Anpassung von Freigabe-Workflows
- Aufgabenverteilung in die persönliche Taskübersicht sowie per E-Mail
- Systematische Verfahren zur Außerkraftsetzung, Gültigkeitsverlängerung, Reaktivierung und Archivierung von Dokumenten
Richtlinienüberwachung
-
Umfassende Berichte und Dashboards zur Überwachung
-
Volle Nachvollziehbarkeit und Kontrolle
-
Durchgängige Änderungs- und Versionshistorie
-
Hochperformante Cognitive Search
-
Umfassende Suchmechanismen mit Filter-/Selektierungsfunktionen
-
Erinnerungs-/Eskalationsmechanismen
-
Umfassende Mechanismen zur Statusverfolgung (Traceability)
-
Workflow-Monitoring und grafische Visualisierung des Status
-
Interaktive Data Analytics und Business Intelligence Funktionen
-
Diagnose der aktuellen und zukünftigen Compliance
Factsheet anfordern
Alle Prozesse rund das Richtlinienmanagement und den vollständigen Funktionsumfang haben wir Ihnen kompakt in dem Factsheet zum DHC VISION Richtlinienmanagement zusammengefasst.
„*“ zeigt erforderliche Felder an
Alle Möglichkeiten auf einen Blick
Richtlinienbearbeitung
- Verwendung von individualisierbaren Vorlagen
- Bereitstellung gängiger Dokumenttypen über Richtlinien hinaus
- Automatisierte Vergabe eindeutiger Dokumentnummern (Präfix)
- Revisionszählung bei Bestandsdokumenten
- Frei definierbare Eigenschaften bzw. Attribute
- Berechnung von Revisionszyklen und der Archivdauer
- Integration der Microsoft Office Produkte (Word, Excel, Powerpoint, Outlook)
- Einfache Definition von Verantwortlichkeiten und Geltungsbereichen
- Sicherstellung, dass Richrlinien nur von autorisierten Personen editierbar sind
- Systemgestützte Versionshistorie
- Automatische Statusvergabe
- Vollumfängliche Stammdatenverwaltung
Richtlinienlenkung
- Best-Practice-Workflows u.a. für Bearbeitungs-, Prüfungs- und Freigabeprozesse
- Elektronische Signaturen
- Verfahren zur Außerkraftsetzung oder Gültigkeitsverlängerung
- Zurückweisung, Ablehnung oder Weitergabe von Aufgabe
- E-Mails-Nachrichten bei Aufgabenerteilung bzw. -abschluss
- Seriellen oder parallelen Prüfungs- und Freigabeumläufen
- Abwesenheitsassistent und Stellvertreter-Regelung
- Statusmanagement
- Automatische Statuswechsel der Richtlinien
- Mit Inkrafttreten wird die Vorversion eines Dokumentes ungültig gesetzt und archiviert
Richtlinienpublikation
- Automatische PDF-Konvertierung
- Echtzeit-Publikation
- Zielgruppenorientierte Informationsverteilung bei neuen oder geänderten Richtlinien
- Verteiler „zur Information“ oder „Kenntnisnahme“ (an Gruppen oder Einzelpersonen)
- Versand von Aufgaben per Mail und in die persönliche Taskbox
- Nahtlose Integration des DHC VISION Trainingsmanagements
- Einfache Modellierung von Freigabe-Workflows
Richtlinienüberprüfung
- Vordefinierte (Freigabe-) Verfahren zur Außerkraftsetzung, Invalidierung, Gültigkeitsverlängerung, Reaktivierung und Archivierung von Dokumenten
- Termin- bzw. zeitraumgesteuerte Vorlage von Richtlinien zum Review
- Manuelle Festlegung des fälligen Wiedervorlagedatums
- Direkter Überarbeitungslauf oder Gültigkeitsverlängerung aus dem Wiedervorlageverfahren
- Erinnerungs- und Eskalationsmechanismen
- Vollständiger Referenz- und Verwendungsnachweis von Richtlinien
- Unterstützung der Invalidierung von Richtlinien
- Dynamische Anzeige und einfache Abarbeitung aller Richtlinienbezogenen Korrekturvorschläge
- Bearbeitung / Überarbeitung neuer Fassungen, ohne die Gültigkeit der akt. Version zu verlieren
Reporting
- Hochperformante Cognitive Search
- Umfassenden Suchmechanismen und Filter-/ Selektierungsfunktionen
- Integrierte Volltextsuche über Richtlinieninhalte und -attribute
- Weitreichende Auswahl an Selektionsparameter zur Unterstützung einer Vielzahl Use-Cases
- Vordefinierte Statusberichte und Reports zur Planung von Wiedervorlagen
- Systemgestützte Überwachung der Gültigkeit von Richtlinien
- Erinnerungs-/ Eskalationsmechanismen
- Umfassende Mechanismen zur Statusverfolgung (Tracebility)
- Workflow-Monitoring und grafische Visualisierung des Status (Ampeln)
Ereignisse, Benachrichtigungen, Kommunikation
- Notification Event Modeling Framework zur automatisierten, präzisen und rechtzeitigen Benachrichtigung von Personen, Rollen/Gruppen oder Systemen über den Zustandswert von definierbaren Ereignissen (Events) wie zum Beispiel Datum, Schwellenwert, Messgröße, neue Dokumentversionen.
- Flexible und ansprechende Gestaltung von Benachrichtigungen (u.a. HTML); auch mehrsprachig, an verschiedene Empfängersysteme (eMail, Social Media, Mobile Gadgets etc)
- Regelwerke und Kommunikation durch die Erstellung von Nachrichten entlang rollenbezogener Interessen und Sichten (Benutzer Sicht, organisatorische Sicht, Compliance Sicht). Zurückweisung oder Ablehnung einer Aufgabe (hier Kommentierungspflicht)
- Alle Benachrichtigungen unterliegen einem Audit-Trail
- Volle Nachvollziehbarkeit wer, wann, mit welchem Inhalt, über was informiert wurde
Kontrollierter Ausdruck
- Anzeige aller Dokumente in PDF (automatische Konvertierung; unabhängig des Status)
- Einfach-, Mehrfach- und Sammeldruckfunktionen
- Workflow zum nachvollziehbaren Ausdruck von Richtlinien
- Druck gültiger Dokumente inkl. Druckdatum, -uhrzeit und Gültigkeitszeitraum
- Kennzeichnung autorisierter Kopien durch Wasserzeichen
- Berichte zu verteilten Papierkopien
- Informativer Ausdruck, Tageskopie, Trainingskopie
Mitgeltende Anlagen
- Erstellung weiterer Dokumente/ Informationen als mitgeltende Anlagen oder Zusatzinformation
- Referenzierung auf weitere Richtlinien, Checklisten oder Formulare
- Verlinkung/ Verweise auf weitere Bezugsobjekte wie Prozesse, OEs, IT Systeme, Produkte u.v.m.
- Automatisches Versions- und Statusmanagement auch von Anlagen
- Intelligentes Benachrichtigungswesen
Sicherheit
- Revisionssichere Ablage und Verwaltung der Richtlien
- Frei definierbare Ablagestruktur
- Vollständige Versions- und Änderungshistorie (Audit Trail)
- Schreibschutz bereits signierter oder freigegebener Dokumente
- 21 CFR Part 11 Konformität (Electronic Records, Electronic Signatures)
- Feingranulares Berechtigungskonzept
- Vordefinierten Rollen, Profilen, Benutzergruppen und -berechtigungen
- Einhaltung höchster Sicherheitsanforderungen
Multisite
- Intelligentes Mandantenkonzept für ein konzernweites Richtlinienmanagement
- Einfache und redundanzfreie Anpassung globaler Richtlinien an lokale Gegebenheiten
- Übersichtliche Verwaltung globaler und standortspezifischer Richtlinienvarianten
- Intuitive Übersetzung von Richtlinien inkl. formaler Freigabe der Übersetzung
Analytics
Rollenspezifisches Dashboard mit entscheidungsrelevanten Informationen:
- Anzahl der Richtlinien im jeweiligen Status und pro Typ
- Overdue Management: Gültigkeit der Richtlinien inkl. Statusinformation
- Visualisierung des 90 Tage Forecast
- Drilldown bis auf die jeweilige Richtlinie mit Status- und Detailinformationen
- Anzeige der wesentlichen Richtlinienattribute
- Schnell-Ansicht auf das Einzelrichtlinie inkl. mitgeltender Unterlagen
- Direkter Zugriff auf Richtlinien mit Sicht auf alle multiperspektivischen Kerninformationen
Adaptive und interaktive Data Analytics und Business Intelligence Funktionen zur Diagnose der aktuellen und zukünftigen Compliance
- Visualisierung des Compliance KPI für Richtlinien mit verpflichtender Kenntnisnahme
- Übersicht des Compliance Status der jeweiligen Organisationsbereiche
- Zeitlicher Entwicklungsverlauf der Compliance KPI
- Übersicht und Detaillierung compliance-kritischer Zustände
- Handlungsempfehlung zur Verbesserung der Compliance KPIs
- Mitarbeiter-Compliance: Prozent und Anzahl der Mitarbeiter mit 100% Trainingsabschluss
Einblick in unsere Kundenbeziehungen
„Eingebettet in das Intranet des Unternehmensverbundes von DREWAG und ENSO bietet DHC VISION ein konzerneinheitliches Werkzeug zur Aufnahme, Abstimmung, Freigabe und Dokumentation von Regelungen. Somit werden mehr Transparenz sowie kürzere Durchlaufzeiten im gesamten Dokumentenlebenszyklus erreicht.“
Jan Kretzschmar
Die DREWAG – Stadtwerke GmbH
„Nach umfangreicher Marktsichtung haben wir uns für DHC Vision als neues Tool für das Richtlinienmanagement entschieden – nicht zuletzt aufgrund der Erfahrung von DHC im regulierten Umfeld. DHC Vision funktioniert standortübergreifend und standortunabhängig und fördert die unternehmensweite Zusammenarbeit. Das Tool ist übersichtlich, optisch ansprechend und die Vorteile, die es mit sich bringt – zum Beispiel effizientere Prozessdurchläufe – sind sofort ersichtlich.“
Team der
Union Investment
Validierung und Compliance konsequent im Blick
DHC VISION ist speziell für den Einsatz in hochregulierten Branchen konzipiert. So erfüllt die Lösung technologisch wie auch fachlich (Business Prozesse) die GxP Guidelines und Richtlinien der FDA, EMA, PIC/S oder ICH sowie den 21 CFR Part 11. Zur Validierung des Systems steht das Validation Package bereit. Bestehend aus den Validation Accelerators (vollständiges Dokumentationsset zur Validierung) und den Validation Services zur Anpassung der Dokumentation an Ihre individuelle Situation.
Dazu passende Produkte
SFO
Mit der Schriftlich fixierten Ordnung werden gesetzliche Vorgaben erfüllt und der ordnungsgemäße Geschäftsbetrieb sichergestellt.
TRAINING
Die perfekte und nahtlos integrierbare Ergänzung zum SOP Management. Die digitalen Prozesse setzen neue Maßstäbe in der „Training Compliance“.
SFO
Mit der Schriftlich fixierten Ordnung werden gesetzliche Vorgaben erfüllt und der ordnungsgemäße Geschäftsbetrieb sichergestellt.
TRAINING
Die perfekte und nahtlos integrierbare Ergänzung zum SOP Management. Die digitalen Prozesse setzen neue Maßstäbe in der „Training Compliance“.
ÄNDERUNGEN
Die Change Control Prozesse gewährleisten eine präzise Steuerung und Kommunikation von Änderungen jeglicher Art. Vom Anfang bis zum Ende.
AUDIT
Unverzichtbar für ein integriertes Managementsystem. Der gesamte Auditprozess ist digital sowie benutzerfreundlich gestaltet. Die ideale Ergänzung zu den übrigen Q-Modulen.
Ihr Informationspaket
Erhalten Sie einen Eindruck von diesem und weiteren Produkten oder lesen Sie, welche Erkenntnisse wir aus der Forschung und Entwicklung gewonnen haben. Nutzen Sie unsere exklusiven Inhalte wie Whitepaper oder Studienergebnisse rund um die Digitalisierung der Qualitäts- und Compliance-Prozesse. Stellen Sie sich einfach und bequem Ihre gewünschten Medien zusammen.
Wissenswertes | News | Aktuelles
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FAQ
Was versteht man unter einem Richtlinienmanagementsystem?
Ein Richtlinienmanagement hat die Aufgabe Prozesse zu definieren und zu etablieren um den gesamten Lebenszyklus von Richtlinien und anderen Vorgabe-dokumenten revisionssicher zu steuern. Dieser Lebenszyklus erstreckt sich von der Erstellung, über die Prüfung, Freigabe und Veröffentlichung, bis zur letztendlichen Außerkraftsetzung und der Archivierung.
Wie bereits erwähnt, beziehen sich diese Prozesse nicht ausschließlich auf Richtlinien, sondern umfassen alle Vorgabendokumente einer Dokumentenpyramide – Leitlinien, Prozess-anweisungen, Arbeitsanweisungen, Verfahrensanweisungen und sonstige Dokumente im Sinne von Vorgabedokumenten.
Welche Vorteile sind mit einem systemgestützten Richtlinienmanagement verbunden?
In Organisationen und Unternehmen kursieren meist unzählige Richtlinien zu den unterschiedlichsten Themenschwerpunkten wie Arbeitssicherheit, Informations-sicherheit, Datenschutz, Qualitätsmanagement oder branchenspezifischen Compliance-Vorgaben im Allgemeinen. Meist sind diese Vorgabedokumente unkontrolliert in Dateisystemen abgelegt und oftmals nicht mehr auf dem neusten Stand. Selten ist nachvollziehbar, wer diese Dokumente tatsächlich gelesen hat. Ein systemgestütztes Richtlinienmanagement stellt eine zentrale Ablage der Dokumente sicher. Die Prüfung, Freigabe und Veröffentlichung erfolgt workflowgestützt und revisionssicher. Empfängerkreise können klar abgegrenzt und zielgruppenspezifisch definiert werden. Die Empfänger werden proaktiv über Neuerungen und Änderungen informiert. Durch die inkludierte Einforderung einer Kenntnisnahmebestätigung ist die Reichweite der Dokumente jederzeit transparent nachvollziehbar.
Welchen Vorteil bietet ein Richtlinienmanagement hinsichtlich der Einhaltung von Compliance-Anforderungen?
Unternehmen und Organisationen unterliegen einer Vielzahl an gesetzlichen und normativen Anforderungen. Teils ist die Einhaltung dieser Anforderungen eine gesetzliche Pflicht, teilweise verpflichtet sich das Unternehmen oder die Organisation aber auch freiwillig zur Einhaltung der entsprechenden Vorgaben. Eines der verfolgten Ziele ist es, Risiken auszuschließen oder zu reduzieren und somit einen sicheren Geschäftsbetrieb zu gewährleisten. Ein Richtlinien-management hilft dabei, die aus den Anforderungen resultierenden Richtlinien rechtskonform und revisionssicher zu verwalten. Der Zeitpunkte der Veröffentlichung von Richtlinien ist jederzeit transparent und nachvollziehbar. Eine Verpflichtung zur Einhaltung dieser Richtlinien lässt sich direkt über das Richtlinienmanagement initiieren und kontrollieren. Zusammengefasst unterstützt ein Richtlinienmanagement die Einhaltung von Compliance-Vorgaben durch eine transparente Kommunikation der Anforderung und eine rechtsverbindliche Verpflichtung zur Einhaltung durch die Mitarbeiter.
