Die Weleda AG, weltweit führend in zertifizierter Naturkosmetik und anthroposophischen Arzneimitteln, hat im Rahmen ihrer Digitalisierungsstrategie das Dokumentenmanagementsystem (eDMS) von DHC Business Solutions eingeführt. Dies markiert einen wichtigen Schritt zur Modernisierung der Qualitätsprozesse und zur Sicherstellung der regulatorischen Compliance. Bei steigenden behördlichen Anforderungen sollen gleichzeitig Effizienz und Transparenz in den regulatorischen Prozessen nachhaltig verbessert werden.
Der Impuls zur Einführung des neuen DMS kam aus dem Pharmabereich der Weleda AG und trägt den wachsenden Anforderungen des Marktes und den strengen Regularien der Arzneimittelherstellung Rechnung. Nach einer intensiven Auswahlphase und umfassender Evaluierung entschied sich Weleda für DHC VISION, um die Digitalisierungsstrategie konsequent weiterzuführen. Nicole Göthlich, Head of Quality Assurance Pharma, erläutert: „Die bisherige Lösung stieß zunehmend an ihre Grenzen und machte eine Neuausrichtung notwendig.“ Neben der Sicherstellung der Systemverfügbarkeit waren auch die wachsenden Anforderungen der Behörden ein Treiber für das Projekt.
Bewährte Partnerschaft und überzeugende Usability
Der Bedarf an einer neuen Lösung entstand aus der Notwendigkeit, die Verwaltung von rund 100.000 Dokumenten noch schlanker und smarter als zuvor, aber weiterhin regulatorisch konform zu gestalten. Mit einem klaren Fokus auf die Digitalisierung von weiteren Prozessen, insbesondere im Bereich Change- und Abweichungsmanagement, wurde ein ausbaufähiges und zukunftssicheres Dokumentenmanagement-System (DMS) gesucht.
Nicole Göthlich hebt hervor: „Wir haben uns bereits im Vorprojekt beziehungsweise der Auswahl bei der DHC Business Solutions sehr gut aufgehoben gefühlt. Das hat bei uns allen einen positiven Eindruck hinterlassen.“ Die Entscheidung für DHC VISION wurde durch die hohe Benutzerfreundlichkeit und das intuitive User Interface bestätigt. „Besonders das UX hat uns restlos überzeugt“, betont Melanie Ripepi, Validation-Expert im Bereich Quality Assurance Pharma. Thorsten Claus-Martiny, Director der DHC Business Solutions, betont: „Eine Software ist nur dann ein echter Mehrwert, wenn sie von den Mitarbeitenden gerne genutzt wird. Bei der Entwicklung von DHC VISION legen wir größten Wert auf eine intuitive und nutzerfreundliche Gestaltung.“
Darüber hinaus war es für Weleda ein entscheidender Faktor, dass die DHC Business Solutions nicht nur Software, sondern auch die Einführung und Validierung aus einer Hand anbieten kann. Dies ermöglichte einen reibungslosen Projektverlauf und reduzierte Risiken sowie den Abstimmungsaufwand mit weiteren Partnern. Uwe Waldenmaier, Director of Group IT berichtet: „Prinzipiell setzten wir bei der Softwareauswahl nicht nur auf gängige funktionale und technische Kriterien, die mehr oder weniger austauschbar sind, sondern auch auf „weiche und emotionale Faktoren“. Dazu zählen z.B. eine engagierte Kommunikation im Allgemeinen, die Support- und Servicequalität, nachweisbare Referenzen aus der Branche und ein ehrliches Preismodell. Wettbewerberlösungen in der Dimension „Flugzeugträger“ sind schon sehr früh in der Auswahl aufgrund fehlender Mittelstandstauglichkeit ausgeschieden. Die DHC Business Solutions ist bei Behörden und Unternehmen in unserem Branchensegment und der Region ein Markenbegriff“, so Uwe Waldenmaier. Und er fasst zusammen: „Für uns ist IT Business immer auch People Business. Die Chemie zwischen den Beteiligten muss einfach stimmen und die Softwarelösung muss überzeugen.“
Herausforderungen und Projektumsetzung
Das Projekt zeichnete sich durch einen straffen Zeitplan aus. „Wir haben uns selbst eine ambitionierte Zeitschiene gesetzt und mussten dabei ein reibungsloses Zusammenspiel aller beteiligten Parteien sicherstellen“, beschreibt Melanie Ripepi, Validation Expert bei Weleda. Anspruchsvoll aufgrund der Zeitplanung war auch die Validierung, da u.a. Schnittstellen und die Datenmigration ebenfalls berücksichtigt werden mussten. „Hier wurden wir von DHC Business Solutions schnell und verlässlich unterstützt“, ergänzt Ripepi.
„Die Qualität von pharmazeutischen Produkten ist unverzichtbar, deren Sicherstellung aber immer auch mit Kosten verbunden – es muss einfach getan werden, idealerweise mit so wenig Aufwand wie möglich,“ so Dr. Wolfgang Kraemer, CEO der DHC Business Solutions. „Daran orientiert sich die USP unserer Lösungen: Als bestmögliche Verbindung aus Investition und Innovation. In bereits hochgradig verdichteter Arbeit mit dramatischen Begleiterscheinungen durch Fachkräftemangel und immer neuen Regularien sind Effizienzgewinne nicht mehr nur mit weniger Personal, sondern nur noch mit automatisierten Prozessen möglich. Dazu zählt aber auch die Automatisierung von regulatorischen Serviceprozessen, die immer komplizierter werden und immer mehr Zeit in Anspruch nehmen, z.B. die gesamte Validierung, Auditierung und Zusammenarbeit mit Institutionen außerhalb der Unternehmung.“
Ausblick: Digitalisierung weiterer Prozesse
Mit dem erfolgreichen Go Live Anfang 2025 plant Weleda, die Digitalisierung ihrer Prozesse weiter voranzutreiben. Dazu Nicole Göthlich: „Wir haben bereits weitere Qualitätsprozesse im Blick. Speziell von der Automatisierung erhoffen wir uns viel. Mitarbeiter sollen sich schnell und unkompliziert im System zurechtfinden und ohne großen Aufwand Trends und Risiken erkennen.“ Ripepi fügt hinzu: „Aktuell führen wir das System in Deutschland, Österreich, der Schweiz und Frankreich ein. Rund 1.000 Mitarbeitende werden mit dem neuen eDMS arbeiten. Ein globaler Rollout ist aber bereits angedacht.“ Die Systemeinführung bietet damit nicht nur eine Lösung für die heutige Verwaltung von GxP-Dokumenten, sondern bildet auch die Basis für künftige Innovationen und Prozessoptimierungen in angrenzenden Domänen. Weleda setzt damit ein starkes Signal für die Zukunft: Effizienz und Compliance im Einklang – mit DHC VISION als digitalem Partner.
Fazit: Erfolgreiche Partnerschaft und zukunftsweisende Digitalisierung
Die Zusammenarbeit zwischen Weleda und DHC Business Solutions zeigt, wie digitale Transformation im regulierten Umfeld erfolgreich gestaltet werden kann. Mit einer Standardlösung, die nur an den notwendigen Stellen flexibel konfiguriert wurde, konnte Weleda eine Lösung innerhalb eines kurzen Zeitraumes implementieren, die sowohl Effizienz als auch Compliance sicherstellt.
Hanna Metzger, QA-Manager bei Weleda, fasst zusammen: „Mit der DHC Business Solutions haben wir einen verlässlichen Partner auf Augenhöhe gefunden.“ Thorsten Claus-Martiny ergänzt: „Wir sind stolz darauf, mit Weleda einen so renommierten und traditionsreichen Kunden auf dem Weg der Digitalisierung begleiten zu dürfen. Die Einführung von DHC VISION ist ein wichtiger Meilenstein und zugleich der Startpunkt für weitere Digitalisierungsvorhaben.“
Über Weleda:
Weleda ist die weltweit führende Herstellerin von zertifizierter Naturkosmetik und anthroposophischen Arzneimitteln. Zum Produktportfolio gehören weltweit etwa 1000 Arzneimittel, eine Vielzahl von Manufakturherstellungen sowie 120 Naturkosmetika. Sie werden nach einem einzigartigen Menschen- und Naturverständnis entwickelt. Mehr als 500 Substanzen aus der Natur bilden seit Jahrzehnten die Grundlage der Produkte, die ganzheitlich zur Gesundheit und zum Wohlbefinden des Menschen beitragen.
